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Pandémie de Covid-19 – Procédure de travail

Les associés de HB retournent au travail. Voici la procédure que nous proposons à nos clients pour faciliter notre intégration dans leur lieu de travail.

Objectif général

  • Limiter la propagation du virus SARS-CoV-2.

Objectifs spécifiques

  • Identifier la zone de quarantaine
  • Identifier la zone de travail de l’archiviste
  • Directive de manipulation des boites et des dossiers

Création d’une zone de quarantaine

  • Une semaine avant le début de l’intervention de l’associé chez le client, il est important d’identifier avec le client une zone de quarantaine. Cette zone servira au dépôt temporaire des boites entre la zone de travail du client et la zone de travail de l’associé.

Création d’une zone de travail pour l’archiviste

  • Une semaine avant le début de l’intervention de l’associé chez le client, il est important d’identifier avec le client une zone de travail pour l’archiviste.
  • Les employés du client n’auront pas accès à cette zone.

Directives

Déclassement de l’actif

  • Le client devra procéder au déclassement de l’actif selon la méthode déterminée par l’archiviste (selon une liste de déclassement) ;
  • Les dossiers actifs déclassés devront être placés dans une boite d’archives ;
  • La ou les boites d’archives de dossiers actifs déclassés devront être placées dans la zone de quarantaine au moins 24 heures avant l’arrivée de l’archiviste.

Déclassement du semi-actif

  • L’archiviste procède au déclassement des dossiers semi-actifs ;
  • Pendant cette période, les employés du client respecteront les consignes de la direction de la santé publique avant et après être entrée dans la voûte ou le dépôt d’archives ;
  • Pendant cette période, l’archiviste respectera les consignes de la direction de la santé publique avant et après être entrée dans la voûte ou le dépôt d’archives ;
  • L’archiviste tentera de limiter le nombre de déplacements entre la voûte ou le dépôt d’archives et sa zone de travail ;
  • L’archiviste transportera les boites dans sa zone de travail ou dans la zone de quarantaine, selon le nombre de boites.

Fin du traitement

  • À la fin du traitement des archives par l’archiviste, celui-ci transportera les boites traitées dans la zone de quarantaine ;
  • Les employés du client pourront reprendre les boites après, au minimum, 24 heures pour les replacer dans la voûte ou le dépôt d’archives ;
  • Les boites de destruction devraient rester dans la zone de quarantaine jusqu’au moment de l’approbation de la liste de destruction ou jusqu’au moment de la destruction physique.

Source

Doremalen, N. van, Bushmaker, T., Morris, D. H., Holbrook, M. G., Gamble, A., Williamson, B. N., Tamin, A., Harcourt, J. L., Thornburg, N. J., Gerber, S. I., Lloyd-Smith, J. O., Wit, E. de, & Munster, V. J. (2020, mars 17). Aerosol and Surface Stability of SARS-CoV-2 as Compared with SARS-CoV-1 [Letter]. Dans New England Journal of Medicine (world). Massachusetts Medical Society. https://doi.org/10.1056/NEJMc2004973