Pandémie de Covid-19 – Procédure de travail

Les associés de HB retournent au travail. Voici la procédure que nous proposons à nos clients pour faciliter notre intégration dans leur lieu de travail.

Objectif général

  • Limiter la propagation du virus SARS-CoV-2.

Objectifs spécifiques

  • Identifier la zone de quarantaine
  • Identifier la zone de travail de l’archiviste
  • Directive de manipulation des boites et des dossiers

Création d’une zone de quarantaine

  • Une semaine avant le début de l’intervention de l’associé chez le client, il est important d’identifier avec le client une zone de quarantaine. Cette zone servira au dépôt temporaire des boites entre la zone de travail du client et la zone de travail de l’associé.

Création d’une zone de travail pour l’archiviste

  • Une semaine avant le début de l’intervention de l’associé chez le client, il est important d’identifier avec le client une zone de travail pour l’archiviste.
  • Les employés du client n’auront pas accès à cette zone.

Directives

Déclassement de l’actif

  • Le client devra procéder au déclassement de l’actif selon la méthode déterminée par l’archiviste (selon une liste de déclassement) ;
  • Les dossiers actifs déclassés devront être placés dans une boite d’archives ;
  • La ou les boites d’archives de dossiers actifs déclassés devront être placées dans la zone de quarantaine au moins 24 heures avant l’arrivée de l’archiviste.

Déclassement du semi-actif

  • L’archiviste procède au déclassement des dossiers semi-actifs ;
  • Pendant cette période, les employés du client respecteront les consignes de la direction de la santé publique avant et après être entrée dans la voûte ou le dépôt d’archives ;
  • Pendant cette période, l’archiviste respectera les consignes de la direction de la santé publique avant et après être entrée dans la voûte ou le dépôt d’archives ;
  • L’archiviste tentera de limiter le nombre de déplacements entre la voûte ou le dépôt d’archives et sa zone de travail ;
  • L’archiviste transportera les boites dans sa zone de travail ou dans la zone de quarantaine, selon le nombre de boites.

Fin du traitement

  • À la fin du traitement des archives par l’archiviste, celui-ci transportera les boites traitées dans la zone de quarantaine ;
  • Les employés du client pourront reprendre les boites après, au minimum, 24 heures pour les replacer dans la voûte ou le dépôt d’archives ;
  • Les boites de destruction devraient rester dans la zone de quarantaine jusqu’au moment de l’approbation de la liste de destruction ou jusqu’au moment de la destruction physique.

Source

Doremalen, N. van, Bushmaker, T., Morris, D. H., Holbrook, M. G., Gamble, A., Williamson, B. N., Tamin, A., Harcourt, J. L., Thornburg, N. J., Gerber, S. I., Lloyd-Smith, J. O., Wit, E. de, & Munster, V. J. (2020, mars 17). Aerosol and Surface Stability of SARS-CoV-2 as Compared with SARS-CoV-1 [Letter]. Dans New England Journal of Medicine (world). Massachusetts Medical Society. https://doi.org/10.1056/NEJMc2004973

Compensation des émissions de gaz à effet de serre

Les associés de HB archivistes, s.e.n.c. sont souvent (lire toujours) sur la route. Pour l’année 2019, ils ont décidé de compenser les émissions de gaz à effet de serre de leurs déplacements avec Carbone Boréal.

Carbone Boréal est le seul programme de compensation d’émissions de gaz à effet de serre par plantation d’arbres qui est entièrement dédié à la recherche universitaire, entre autres, sur le rôle de la forêt dans la lutte aux changements climatiques.

Les opérations d’appel d’offres

La gestion des dossiers d’appel d’offres peut s’avérer être complexe (dans le cas des grands travaux, l’achat d’équipement dispendieux) ou plutôt simple (les contrats de service récurant, les travaux d’entretien de la voirie par exemple). Que l’opération soit simple ou complexe, c’est l’objet de l’appel d’offres qui importe. La procédure suivante vous facilitera la tâche en :

A) Ouvrez un dossier dès que l’idée de lancer un appel d’offres se présente. Et toujours un dossier par appel d’offres. Ainsi vous vous assurerez d’avoir au même endroit l’ensemble des documents relatifs à cet appel d’offres.

B) Prenez soin de nommer précisément l’appel d’offres (Appel d’offres visant achat d’un véhicule incendie, appels d’offres pour l’obtention de services professionnels dans le cadre des travaux XYZ). N’hésitez pas à les numéroter (exemple 2019-09) et placer ce numéro sur tour les documents.

C) Placez dans ce dossier tous les documents produits et reçus dans le cadre de l’appel d’offres. Les versions pour discussions des documents d’appel d’offres, la liste des entreprises à soumissionner, les documents d’inscription à la SEAO, les addendas, les soumissions reçues, le rapport d’ouverture des soumissions, le rapport du comité de sélection, la résolution du conseil, le contrat et tout autre document pertinent.

D) Si l’appel d’offres se termine sans résultat, placer dans le dossier une note expliquant pourquoi. Le dossier est alors clos.

E) Si le résultat est positif, ouvrez un nouveau dossier correspondant à l’activité visée par l’appel d’offres (par exemple: Dossier des équipements – Véhicule X), et placez-y les documents suivants : Cahier des charges / devis, la soumission retenue, le rapport d’ouverture des soumissions, le rapport du comité de sélection, la résolution du conseil attribuant le contrat et le contrat. Selon qu’il s’agisse d’un appel d’offres public ou sur invitation, le nombre de documents variera bien sûr.

F) Un appel d’offres est un processus, pas une fin. Un processus pour l’obtention d’un bien ou d’un service. C’est l’objet de l’appel d’offres qui importe. La procédure présentée ici vous permettra de gérer efficacement les opérations d’appels d’offres et de garantir un meilleur suivi sur les suites de l’appel d’offres.

Détenteur ?

Vous dites ?

En gestion des documents, dans un calendrier de conservation, une institution doit identifier les détenteurs des séries documentaires. Le responsable d’un dossier qui contient l’information la plus complète sur un sujet donné est nommé « détenteur principal ». Les autres employés qui ont un dossier sur le même sujet, mais qui n’est pas aussi complet, sont nommés « détenteur secondaire ».

Pour différentes raisons, une confusion peut se créer entre les détenteurs. Il arrive aussi qu’un détenteur principal s’ignore ou qu’un détenteur secondaire s’accorde plus d’importance qu’il en a.

Pourquoi est-ce important de ne pas laisser cette situation se prolonger ?

Premier cas. Le service A (détenteur principal), qui croit être un détenteur secondaire, détruit son dossier…

Second cas. Les services B et C croient que le service D est le détenteur principal. B et C détruisent leurs « supposés » dossiers secondaires. Sauf que, c’est le service C qui est le véritable détenteur principal. Le service D a détruit ses dossiers qui sont des exemplaires secondaires. Il ne reste donc aucun dossier.

Dans les deux cas, l’institution perd une partie de son patrimoine documentaire et de sa mémoire institutionnelle.

Et quelle est la solution ?

La solution se développe sur plus d’un volet.

  1. Identifier vos processus d’affaires pour attribuer correctement le statut de détenteur à chaque série documentaire, celui qui a le dossier le plus complet.
  2. Bien identifier les détenteurs dans la documentation, comme le calendrier de conservation, en utilisant les véritables noms des unités détentrices. Pas de triche !
  3. Former adéquatement les producteurs pour qu’ils sachent s’ils sont un détenteur principal ou un détenteur secondaire.
  4. Utiliser les métadonnées pour identifier les dossiers.

Nouveau blogue!

De semaine en semaine, les associés de HB archivistes, s.e.n.c. vous informent de trucs et d’astuces en gestion des archives.