Détenteur ?

Vous dites ?

En gestion des documents, dans un calendrier de conservation, une institution doit identifier les détenteurs des séries documentaires. Le responsable d’un dossier qui contient l’information la plus complète sur un sujet donné est nommé « détenteur principal ». Les autres employés qui ont un dossier sur le même sujet, mais qui n’est pas aussi complet, sont nommés « détenteur secondaire ».

Pour différentes raisons, une confusion peut se créer entre les détenteurs. Il arrive aussi qu’un détenteur principal s’ignore ou qu’un détenteur secondaire s’accorde plus d’importance qu’il en a.

Pourquoi est-ce important de ne pas laisser cette situation se prolonger ?

Premier cas. Le service A (détenteur principal), qui croit être un détenteur secondaire, détruit son dossier…

Second cas. Les services B et C croient que le service D est le détenteur principal. B et C détruisent leurs « supposés » dossiers secondaires. Sauf que, c’est le service C qui est le véritable détenteur principal. Le service D a détruit ses dossiers qui sont des exemplaires secondaires. Il ne reste donc aucun dossier.

Dans les deux cas, l’institution perd une partie de son patrimoine documentaire et de sa mémoire institutionnelle.

Et quelle est la solution ?

La solution se développe sur plus d’un volet.

  1. Identifier vos processus d’affaires pour attribuer correctement le statut de détenteur à chaque série documentaire, celui qui a le dossier le plus complet.
  2. Bien identifier les détenteurs dans la documentation, comme le calendrier de conservation, en utilisant les véritables noms des unités détentrices. Pas de triche !
  3. Former adéquatement les producteurs pour qu’ils sachent s’ils sont un détenteur principal ou un détenteur secondaire.
  4. Utiliser les métadonnées pour identifier les dossiers.

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