Les opérations d’appel d’offres

La gestion des dossiers d’appel d’offres peut s’avérer être complexe (dans le cas des grands travaux, l’achat d’équipement dispendieux) ou plutôt simple (les contrats de service récurant, les travaux d’entretien de la voirie par exemple). Que l’opération soit simple ou complexe, c’est l’objet de l’appel d’offres qui importe. La procédure suivante vous facilitera la tâche en :

A) Ouvrez un dossier dès que l’idée de lancer un appel d’offres se présente. Et toujours un dossier par appel d’offres. Ainsi vous vous assurerez d’avoir au même endroit l’ensemble des documents relatifs à cet appel d’offres.

B) Prenez soin de nommer précisément l’appel d’offres (Appel d’offres visant achat d’un véhicule incendie, appels d’offres pour l’obtention de services professionnels dans le cadre des travaux XYZ). N’hésitez pas à les numéroter (exemple 2019-09) et placer ce numéro sur tour les documents.

C) Placez dans ce dossier tous les documents produits et reçus dans le cadre de l’appel d’offres. Les versions pour discussions des documents d’appel d’offres, la liste des entreprises à soumissionner, les documents d’inscription à la SEAO, les addendas, les soumissions reçues, le rapport d’ouverture des soumissions, le rapport du comité de sélection, la résolution du conseil, le contrat et tout autre document pertinent.

D) Si l’appel d’offres se termine sans résultat, placer dans le dossier une note expliquant pourquoi. Le dossier est alors clos.

E) Si le résultat est positif, ouvrez un nouveau dossier correspondant à l’activité visée par l’appel d’offres (par exemple: Dossier des équipements – Véhicule X), et placez-y les documents suivants : Cahier des charges / devis, la soumission retenue, le rapport d’ouverture des soumissions, le rapport du comité de sélection, la résolution du conseil attribuant le contrat et le contrat. Selon qu’il s’agisse d’un appel d’offres public ou sur invitation, le nombre de documents variera bien sûr.

F) Un appel d’offres est un processus, pas une fin. Un processus pour l’obtention d’un bien ou d’un service. C’est l’objet de l’appel d’offres qui importe. La procédure présentée ici vous permettra de gérer efficacement les opérations d’appels d’offres et de garantir un meilleur suivi sur les suites de l’appel d’offres.