Les opérations d’appel d’offres

La gestion des dossiers d’appel d’offres peut s’avérer être complexe (dans le cas des grands travaux, l’achat d’équipement dispendieux) ou plutôt simple (les contrats de service récurant, les travaux d’entretien de la voirie par exemple). Que l’opération soit simple ou complexe, c’est l’objet de l’appel d’offres qui importe. La procédure suivante vous facilitera la tâche en :

A) Ouvrez un dossier dès que l’idée de lancer un appel d’offres se présente. Et toujours un dossier par appel d’offres. Ainsi vous vous assurerez d’avoir au même endroit l’ensemble des documents relatifs à cet appel d’offres.

B) Prenez soin de nommer précisément l’appel d’offres (Appel d’offres visant achat d’un véhicule incendie, appels d’offres pour l’obtention de services professionnels dans le cadre des travaux XYZ). N’hésitez pas à les numéroter (exemple 2019-09) et placer ce numéro sur tour les documents.

C) Placez dans ce dossier tous les documents produits et reçus dans le cadre de l’appel d’offres. Les versions pour discussions des documents d’appel d’offres, la liste des entreprises à soumissionner, les documents d’inscription à la SEAO, les addendas, les soumissions reçues, le rapport d’ouverture des soumissions, le rapport du comité de sélection, la résolution du conseil, le contrat et tout autre document pertinent.

D) Si l’appel d’offres se termine sans résultat, placer dans le dossier une note expliquant pourquoi. Le dossier est alors clos.

E) Si le résultat est positif, ouvrez un nouveau dossier correspondant à l’activité visée par l’appel d’offres (par exemple: Dossier des équipements – Véhicule X), et placez-y les documents suivants : Cahier des charges / devis, la soumission retenue, le rapport d’ouverture des soumissions, le rapport du comité de sélection, la résolution du conseil attribuant le contrat et le contrat. Selon qu’il s’agisse d’un appel d’offres public ou sur invitation, le nombre de documents variera bien sûr.

F) Un appel d’offres est un processus, pas une fin. Un processus pour l’obtention d’un bien ou d’un service. C’est l’objet de l’appel d’offres qui importe. La procédure présentée ici vous permettra de gérer efficacement les opérations d’appels d’offres et de garantir un meilleur suivi sur les suites de l’appel d’offres.

Détenteur ?

Vous dites ?

En gestion des documents, dans un calendrier de conservation, une institution doit identifier les détenteurs des séries documentaires. Le responsable d’un dossier qui contient l’information la plus complète sur un sujet donné est nommé « détenteur principal ». Les autres employés qui ont un dossier sur le même sujet, mais qui n’est pas aussi complet, sont nommés « détenteur secondaire ».

Pour différentes raisons, une confusion peut se créer entre les détenteurs. Il arrive aussi qu’un détenteur principal s’ignore ou qu’un détenteur secondaire s’accorde plus d’importance qu’il en a.

Pourquoi est-ce important de ne pas laisser cette situation se prolonger ?

Premier cas. Le service A (détenteur principal), qui croit être un détenteur secondaire, détruit son dossier…

Second cas. Les services B et C croient que le service D est le détenteur principal. B et C détruisent leurs « supposés » dossiers secondaires. Sauf que, c’est le service C qui est le véritable détenteur principal. Le service D a détruit ses dossiers qui sont des exemplaires secondaires. Il ne reste donc aucun dossier.

Dans les deux cas, l’institution perd une partie de son patrimoine documentaire et de sa mémoire institutionnelle.

Et quelle est la solution ?

La solution se développe sur plus d’un volet.

  1. Identifier vos processus d’affaires pour attribuer correctement le statut de détenteur à chaque série documentaire, celui qui a le dossier le plus complet.
  2. Bien identifier les détenteurs dans la documentation, comme le calendrier de conservation, en utilisant les véritables noms des unités détentrices. Pas de triche !
  3. Former adéquatement les producteurs pour qu’ils sachent s’ils sont un détenteur principal ou un détenteur secondaire.
  4. Utiliser les métadonnées pour identifier les dossiers.